ระบบจัดซื้อ (Purchase Management)
เป็นโมดูลที่ช่วยบริหารจัดการกระบวนการจัดซื้อสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์อย่างครบวงจร ตั้งแต่การสร้างใบขอซื้อจนถึงการปิดการสั่งซื้อ โมดูลนี้ออกแบบมาเพื่อเพิ่มความสะดวก, ลดข้อผิดพลาด, และเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการจัดซื้อขององค์กร
1. การจัดการผู้จำหน่าย (Vendor Management)
- สร้างข้อมูลผู้จำหน่ายได้จากเลขทะเบียนนิติบุคคล
- บันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย เช่น ชื่อ, เบอร์โทรศัพท์, อีเมล, และที่อยู่
- จัดหมวดหมู่ผู้จำหน่ายตามประเภท เช่น ลูกค้าใหม่, ลูกค้าประจำ, หรือกลุ่มเป้าหมาย
- บันทึกประวัติการติดต่อและการซื้อขายของผู้จำหน่าย
2. การสร้างใบขอราคา (Requests for Quotation: RFQ)
- สร้าง RFQ เพื่อส่งคำขอราคาไปยังผู้จำหน่ายหลายรายพร้อมกัน
- ติดตามสถานะ RFQ และใบสั่งซื้อ เช่น วันที่คาดว่าจะส่งมอบ
- ดูประวัติผู้จัดจำหน่ายและราคาที่เคยซื้อได้ เพื่อช่วยในการตัดสินใจเลือกผู้จำหน่ายที่เหมาะสม
- รองรับการกำหนด สกุลเงินต่างประเทศ และ อัตราแลกเปลี่ยน เพิ่มความสะดวกและคล่องตัวในการซื้อ
3. การจัดการใบสั่งซื้อ (Purchase Orders)
- ระบบกำหนดมูลค่าที่ต้องได้รับการอนุมัติก่อนสร้างใบสั่งซื้อ
- อ้างอิงข้อมูลผู้จำหน่ายสินค้าที่ต้องการแบบอัตโนมัติ
- ใบสั่งซื้อไม่สามารถแก้ไขได้หลังรับสินค้า เพื่อป้องกันข้อผิดพลาด
- รองรับการพิมพ์ใบขอซื้อ (Purchase Requisition) ตามรูปแบบที่กำหนด
- รองรับการกำหนดหน่วยรับสินค้า ตามเงื่อนไขของผู้จัดจำหน่าย เช่น จำนวนขั้นต่ำในการสั่งซื้อ
4. ระบบเติมสต็อกอัตโนมัติ (Reordering Rules)
- ตั้งค่าจุด Safety Stock เพื่อเติมสต็อกเมื่อสินค้าถึงระดับต่ำสุด
- สร้างใบขอราคาอัตโนมัติจาก Reordering Rules
- ข้อมูลการจัดซื้อและสต็อกเชื่อมโยงกับระบบบัญชีแบบเรียลไทม์ เพื่อความถูกต้องและลดข้อผิดพลาด
5. การเก็บประวัติการแก้ไขเอกสาร (Document Revision History)
- เก็บประวัติการแก้ไขเอกสารใบขอราคา (RFQ) และใบสั่งซื้อ (Purchase Orders)
- ช่วยตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง เช่น วันที่แก้ไข ผู้แก้ไข และเนื้อหาเดิมที่ถูกเปลี่ยนเพิ่มความโปร่งใสและลดข้อโต้แย้งระหว่างทีมงาน
6. รายงานการจัดซื้อ (Purchase Reports)
- แสดงรายงานสรุปการจัดซื้อ พร้อมการคาดการณ์สินค้าคงคลัง
- รายงานการเปรียบเทียบราคาจากผู้จำหน่ายหลายราย
- วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เช่น สินค้าที่ซื้อบ่อย ผู้จำหน่ายที่ได้รับคำสั่งซื้อมากที่สุด